Erzincan İl Millî Eğitim Müdürü Aziz Gün'ün başkanlığında, Doküman Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden yapılan yazışmaların fiziksel ortamda çıktısının alınarak arşivlenmemesi hususunda Cumhurbaşkanlığı genelgesi doğrultusunda genel bir sunum yapıldı Erzincan İl Millî Eğitim Müdürü Aziz Gün'ün başkanlığında İl Millî Eğitim Müdür Yardımcıları, İl Millî Eğitim Şube Müdürleri, birim şefleri ve birim sorunlarına yönelik Doküman Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden yapılan yazışmaların fiziksel ortamda çıktısının alınarak arşivlenmemesi hususunda Cumhurbaşkanlığı genelgesi doğrultusunda genel bir sunum yapıldı. Erzincan İl Millî Eğitim Müdürü Gün, israfın önüne geçebilmesi ve diğer okul ve kurumlarımıza da bu hususta model oluşturabilmemiz, doğanın korunması enerjinin boş yere harcanmaması ve diğer tüm unsurların ihtiyaç dahilinde kullanması dünyanın ve ülkemizin geleceği için önemli olduğunu ifade etti. Milli Eğitim Müdürlüğü Bilgi İşlem Şubesi DYS il sorumlusu Recai Sayar'ın son 5 yıla ait DYS evrak istatistik raporları alınarak sistemin verimli kullanılmamasından kaynaklandığının anlatıldığı sunumda sürecin sadece müdürlüğümüzde sınırlı olmayıp tüm okul ve kurumların takibinin düzenli olarak yapılmasıyla genişleyeceğini ifade etti. Sayar, "Sistem içerisinde yer alan tüm evrakların istenildiği zaman ilgililere evrak sayısını, mail ortamında bildirilmesi ayrıca kağıt, toner, yazıcı, evrak dolabı, diğer enerji sarfiyatının bu şekilde önüne geçilebileceğini anlattı. Ayrıca Resmi Yazışmalarda uygulanacak Usul ve Esasları Madde-4; (1) Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca resmi yazışmalar, elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberine uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır. Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanamaz. (2) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda resmi yazışmalar, el yazısı ile imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgelerin gönderilmesi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına göre gerçekleştirilir" dedi. Doküman Yönetim Sisteminde hassasiyetle uyulması hususunda sunum eşliğinde bilgilendirme yapılarak, kurumun, tüm okul ve kurumların DYS sisteminden alınan evrakların arşivlemesi için periyodik olarak bilgi işlem şubesi tarafından takibinin yapılacağı ifade edildi.